L'avenir du travail est proche, et ce n'est qu'une question de temps avant que les télétravailleurs ne soient au centre de la scène. Chaque organisation cherche désormais à maximiser sa productivité dans sa quête de succès.
Mais le travail à distance a une portée bien plus vaste.
Il soulève aussi de nombreuses questions. Commençons par comprendre ce qu'est le travail à distance. Nous explorerons ensuite quelques aspects pertinents : la façon dont il s'intègre aux entreprises d'aujourd'hui, les flexibilités qui le rendent si populaire, ses inconvénients et les solutions pour surmonter les obstacles de ce mode de travail.
Je crois que travailler à développer une grande culture de travail à distance est un investissement qui rapportera des dividendes pendant des décennies. – Joel Gascoigne, PDG de Buffer
La culture d'entreprise a évolué de façon spectaculaire au cours de la dernière décennie, avec des changements majeurs. Les employés passent désormais du style de travail traditionnel à ce nouveau concept de travail à distance. Ce changement s'explique par les progrès de la technologie.
De plus, avec l'avènement du cloud, les organisations ont vu croître leurs effectifs collaboratifs. C'est ainsi qu'est apparu un nouveau segment des effectifs, capable de travailler n'importe où et n'importe quand. Ce sont les télétravailleurs.
Alors, qui sont les télétravailleurs ?
Les télétravailleurs sont des employés qui exercent leurs fonctions en dehors du bureau. Ils peuvent travailler de n'importe où : un parc, une plage, un café ou leur domicile. Les télétravailleurs peuvent être un atout clé pour les organisations, car ils les aident à réduire leurs ressources matérielles : dépenses d'espace de bureau, mobilier, équipements, électricité, etc.
Dans certains cas, ces télétravailleurs peuvent aussi être qualifiés d'« équipes réparties », non rattachées à un espace de bureau traditionnel.
Les télétravailleurs et les entreprises d'aujourd'hui : dans quelle mesure sont-ils en phase ?
Les télétravailleurs permettent d'économiser du temps et des ressources, un facteur crucial pour les entreprises.
Peu importe où ils sont ou ce qu'ils font, leur travail évolue avec eux. Mettre de côté les distractions du bureau (bavardages à la machine à café, pauses inutiles, etc.) permet de gagner beaucoup de temps. Les entreprises peuvent ainsi accomplir le travail rapidement, sans aucun compromis.
Le travail à distance fait le pont entre la vie professionnelle et la vie personnelle d'un employé.
La vie personnelle d'un employé est aussi importante que sa vie professionnelle. N'oubliez pas : « Seuls des employés heureux et motivés tireront le meilleur parti de vos effectifs. » Tout employeur qui en a conscience a fait une véritable percée dans le domaine des relations de travail.
Une entreprise fonctionne mieux lorsqu'elle dispose du profil idéal pour chaque fonction.
Il n'est pas toujours possible de trouver la personne idéale juste à côté. Il faut parfois aller au-delà des frontières pour la chercher. La culture du travail à distance a réduit les barrières géographiques entre un employé et son employeur. Elle permet désormais aux entreprises de puiser dans l'immense réservoir de talents répartis dans le monde entier.
Pourquoi le travail à distance est-il considéré comme le « mode de travail du futur » ?
1. Le choix de travailler de n'importe où
Où que l'employé aille, le travail le suit : à la maison, au café, au parc ou dans le métro. Les télétravailleurs peuvent travailler de n'importe où. Les gens sont aujourd'hui plus à l'aise que jamais avec la technologie, et tous sont soucieux de gagner du temps et d'accomplir leur travail.
La technologie cloud a transformé la façon traditionnelle de stocker son travail ou de l'effectuer à un endroit précis. Elle offre une plus grande flexibilité en permettant de travailler et d'accéder à ses fichiers de n'importe où. Pour les télétravailleurs, c'est l'atout le plus remarquable : il offre un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Cela leur permet aussi d'économiser un temps, une énergie et des dépenses considérables.
2. Des horaires de travail flexibles
C'est un autre facteur qui pousse les gens à adopter la culture du travail à distance. Tout l'environnement du travail à distance tourne autour d'une plus grande flexibilité. Les télétravailleurs sont axés sur les résultats et ne sont pas tenus par les aiguilles de l'horloge.
Un employé à distance ne suit pratiquement aucune routine ni aucun horaire fixe. Puisque tout est disponible sur le cloud, on peut y accéder à tout moment, ce qui lui permet d'accomplir son travail à n'importe quelle heure de la journée.
3. Une meilleure concentration sur le travail
Si un employé parvient à produire des résultats d'une manière que l'entreprise ne croyait pas possible, alors une nouvelle voie peut commencer à se dessiner. – Jason Fried
Un employé donne le meilleur de lui-même lorsqu'il n'est ni inquiet ni soumis à une pression excessive.
De toute évidence, le monde s'est aujourd'hui rétréci, tout comme la distance entre un employé et son travail. Surtout, la plupart des entreprises s'orientent désormais vers la technologie cloud, qui leur permet de travailler, de stocker et de partager en temps réel.
Cependant, l'aspect le plus bénéfique de la technologie cloud est l'environnement de travail collaboratif. Pouvoir interagir en personne par visioconférence avec les membres de l'équipe est un grand avantage pour les employeurs : cela leur permet de gérer une équipe répartie de façon très efficace.
De plus, cela permet aux employés de travailler de n'importe où. Où qu'ils aillent, leur travail les accompagne. La technologie cloud est ainsi le principal moteur de la culture du travail à distance.
Les télétravailleurs sont des personnes axées sur le travail, à leurs propres conditions. Ils jouissent d'une pleine autonomie sur ce qu'ils font et la façon dont ils le font. Comme indiqué plus haut, le cloud a donné naissance à une toute nouvelle culture de travail collaboratif. Les télétravailleurs peuvent accomplir leur travail tout en jouant avec leurs enfants, en s'occupant de leurs animaux ou en profitant d'une belle vue. Cela crée un environnement de travail sans stress, propice à une meilleure concentration.
Les défis : quels sont-ils ?
Ce mode de travail s'accompagne toutefois de plusieurs contraintes. Des solutions existent : voyons comment surmonter ces obstacles.
L'un des défis majeurs du travail à domicile est la communication. La collaboration d'équipe en pâtit, car la transparence est compromise. Plus de participation spontanée, d'accès direct aux collègues ni de séances de remue-méninges autour d'un café. Vous ne pouvez plus passer au bureau d'un collègue pour discuter, organiser une réunion en personne ou appeler quelqu'un pour faire le point sur un projet.
Tous ces obstacles à la communication nuisent considérablement à l'engagement et au moral des employés. Naturellement, il devient plus difficile de maintenir un niveau d'engagement équivalent, et le flux de travail s'en trouve affecté.
Voici quelques solutions pour surmonter ces obstacles.
1. Établir des lignes directrices
Les lignes directrices et les protocoles sont essentiels pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
Voici ce que vous pouvez y inclure :
- Les outils et programmes utilisés par tous : pour limiter les distractions et les erreurs de communication.
- Les horaires de travail et la disponibilité de vos employés à des heures précises : pour maximiser la productivité et garder l'équipe alignée.
- La présence aux réunions et aux conférences : pour renforcer la confiance et la dynamique d'équipe.
- Un temps d'attente raisonnable pour obtenir une réponse : pour une collaboration efficace et une bonne gestion du temps.
- L'information régulière des membres de l'équipe sur les projets : pour maintenir le flux de travail.
Comme il est difficile de préserver la transparence à distance, un ensemble de lignes directrices peut aider à relever ce défi et à maintenir la dynamique d'équipe.
2. Utiliser des outils de communication communs
L'objectif est de maintenir l'engagement de chacun, de communiquer efficacement pendant les heures de travail et d'éviter les malentendus. Il existe des centaines d'outils de communication : choisissez le plus accessible et le mieux adapté à votre culture. Utilisez des outils standard pour échanger avec vos équipes. Si vos employés utilisent des outils différents, il devient difficile d'être efficace. Par exemple, si vous choisissez Zoom pour la visioconférence ou Slack pour le chat, assurez-vous que toute l'équipe les utilise.
3. La visioconférence
La communication en personne est essentielle : elle favorise la camaraderie, la productivité et la collaboration globale. Pour les employés en télétravail, les avantages de la communication en personne sont perdus. Les appels audio et les messages instantanés sont utiles, mais ils ont leurs limites, notamment pour partager des fichiers tout en informant ses collègues ou ses équipes sur un projet. La visioconférence est, à cet égard, le mode de communication le plus efficace.
Si vous échangez uniquement via des applications audio ou de chat, cela prend du temps pour tout le monde. Organiser une visioconférence régulière vous aide à le faire efficacement.
4. Un système de gestion de projet
L'un des aspects importants de la communication consiste à responsabiliser les employés sur leurs tâches. En clair, maintenez un flux de travail transparent. Des outils de gestion de projet comme Asana ou Trello peuvent vous y aider et vous faire gagner du temps en suivant l'avancement.
Ils aident les membres de l'équipe à rester informés et à collaborer avec leurs pairs. Si vous tenez des réunions de suivi régulières (points d'équipe) pour faire le point sur les projets et les tâches assignées, disposer d'un flux de travail structuré peut être salvateur. Pour surmonter cet obstacle, mettez en place un système de gestion de projet.
Il n'est en effet pas envisageable de s'appeler sans cesse pour chaque mise à jour de projet.
5. Garder la porte ouverte
Maintenez la transparence sur le lieu de travail. Gardez toujours la porte ouverte à vos employés. Soyez proactif et présent pour eux. Encouragez-les à poser des questions et à faire part de leurs préoccupations. Mieux vaut leur offrir la transparence et la confiance nécessaires pour exprimer leur point de vue. Cela les incite à discuter ouvertement et de façon proactive des questions de travail. Donnez-leur en outre un sentiment de respect qui stimulera leur productivité et les gardera satisfaits.
6. Donner du feedback
Le feedback est une grande source de motivation. Qu'il soit positif ou constructif, il peut transformer votre équipe. Les employés souffrent lorsqu'ils en sont privés. Le feedback constructif les aide à s'améliorer, et le feedback positif renforce leur confiance et leur moral.
Ne mettez pas la culture du feedback en veilleuse avec vos employés à distance. Aujourd'hui que le monde a fusionné numériquement, les occasions et les outils ne manquent pas pour entretenir la boucle de feedback, même à distance. Vous pouvez utiliser des plateformes de reconnaissance ou des appels individuels pour maintenir cette boucle active.
7. Faire un effort supplémentaire
Sur le lieu de travail, il est facile d'instaurer la camaraderie et la confiance. C'est plus difficile lorsque vos employés travaillent à distance. L'inconvénient à long terme est que les employés risquent de perdre leur moral et de se désengager.
Il est donc crucial d'y veiller en organisant quelques activités de cohésion d'équipe. Cela peut être un chat de groupe informel ou des avantages sociaux pour les garder heureux et satisfaits.
Les avantages sociaux pour les employés en télétravail
Les avantages sociaux sont devenus essentiels pour motiver les employés et tirer le meilleur d'eux-mêmes.
Lorsqu'il s'agit de les fournir, assurez-vous que tout le monde en bénéficie. Si vous pouvez verser les salaires en ligne, envisagez d'en faire autant pour les avantages sociaux.
Oui ! Mais comment ?
En utilisant cette même technologie cloud !
De nombreux outils et plateformes en ligne le permettent désormais. Il est possible de verser des avantages sociaux aux télétravailleurs en quelques clics.
Vous disposerez en outre d'un éventail d'avantages plus diversifié sur ces plateformes. Et, en utilisant une telle plateforme, vous avez la certitude que tous vos employés y ont accès.
Quelques avantages à considérer pour les télétravailleurs
Reconnaissance
Apprécier vos employés ne vous coûte rien.
La reconnaissance des efforts des employés est essentielle pour bâtir un meilleur lieu de travail. Vous pouvez faire de même pour les employés à distance. Envisagez de leur décerner des distinctions comme « Employé du mois » ou « Meilleur employé ». Et tout cela devient simple avec une plateforme cloud d'engagement des employés, qui vous permet de réunir tous vos employés sous un même toit.
De même, il n'y a aucune différence entre un employé à distance et un employé de bureau à temps plein. Les télétravailleurs, eux aussi, se sentiront partie intégrante de votre équipe, où qu'ils soient. Cela reflète d'ailleurs leur importance et leur valeur pour l'organisation.
Vantage Circle propose une plateforme cloud de récompenses et de reconnaissance. Grâce à elle, les employeurs peuvent valoriser le travail et les réalisations de leurs employés, où qu'ils se trouvent. Avec des fonctionnalités comme la reconnaissance entre pairs, les collègues peuvent apprécier, aimer et commenter les réalisations de chacun.
Avantages et remises
Comme le dit le proverbe : « L'argent économisé, c'est de l'argent gagné. »
Aider vos employés à économiser sur leurs dépenses est un excellent geste d'employeur. Les avantages et les remises peuvent être facilement distribués sur une plateforme unifiée d'engagement des employés. Vous pouvez ainsi leur offrir des cartes-cadeaux ou des bons de réduction sur divers produits : plans d'assurance subventionnés, achats, avantages voyage, et bien plus encore.
Cela aidera vos employés à préserver leur revenu durement gagné, tout en restant motivés.
Un accès à toutes vos ressources
Travailler avec des ressources adéquates est la cerise sur le gâteau pour toute organisation.
Ces ressources comprennent du matériel : équipement de bureau, solutions de connectivité, outils de travail à distance, etc. Les télétravailleurs n'en bénéficient pas toujours, ou doivent les gérer eux-mêmes.
Mais ce n'est pas parce que les employés à distance travaillent à l'extérieur qu'ils n'ont pas besoin de ressources. Le passage au cloud facilite les choses. Vous pouvez recourir à des logiciels cloud, des services, des supports d'apprentissage et des outils de productivité pour accomplir le travail. Donner à vos télétravailleurs accès à tout cela est une bonne pratique. Et puisqu'ils ne viennent pas au bureau, vous pouvez envisager de leur allouer un budget fixe pour le matériel nécessaire à leur travail.
Santé et bien-être
Payez vos employés, et ils travailleront pour vous. Prenez soin de vos employés, et ils adoreront travailler pour vous.
De nos jours, vous pouvez aussi soutenir la santé et le bien-être grâce à des applications cloud. Ces applications offrent deux grands avantages :
D'abord, elles aident les employeurs à mettre en place des programmes de bien-être efficaces et à encourager les employés les plus performants à adopter un mode de vie sain.
Ensuite, elles permettent aux employés de suivre leur état de santé et de participer aux initiatives de bien-être de l'entreprise, pour rester actifs et en forme, même en télétravail.
Vantage Fit est l'une de ces plateformes de santé et de bien-être qui peuvent vous aider à gérer des programmes de bien-être pour tous vos employés. En accomplissant diverses tâches de santé, vos employés peuvent gagner des points de récompense. Ils peuvent aussi se mesurer à leurs pairs pour la première place du classement intégré, où qu'ils se trouvent.
Au-delà des avantages liés au cloud
Des primes
Remerciez vos employés pour l'excellent travail accompli.
Des employés heureux et motivés sont les joyaux de la couronne de toute organisation. Où qu'ils travaillent, vous pouvez leur montrer à quel point vous appréciez leur travail. Les récompenser par une prime peut être une excellente idée.
Comme vous ne voyez pas vos employés à distance tous les jours, vous avez moins d'occasions de les féliciter. Un simple remerciement par courrier ou par téléphone peut donc avoir peu d'impact. En revanche, le même « merci » accompagné d'une surprise, comme une « prime de salaire », fera des merveilles. Vous les rendez ainsi heureux et gagnez leur confiance.
Des espaces de coworking
Offrir à vos télétravailleurs des espaces de travail partagés peut être une excellente façon d'avancer.
C'est un fait : lorsqu'une personne travaille seule pendant une longue période, elle commence à se sentir isolée. Le sentiment de travailler seul nuit beaucoup à la productivité. En tant qu'employeur, vous pouvez changer la donne en encourageant l'usage d'un espace de travail partagé ou en le remboursant.
Que sont ces espaces de coworking ?
Ce sont des lieux de travail partagés où chacun s'installe et utilise les ressources disponibles pour accomplir son travail. L'ambiance y est très différente de celle des bureaux ordinaires. Les espaces de travail partagés ont la cote dans la communauté du travail à distance. Ils offrent en outre des occasions de nouer des liens et d'apprendre de nouvelles choses.
Nous espérons vous avoir donné un bon aperçu du travail à distance et de ses aspects clés. En ces temps cruciaux, le travail à distance est devenu un sauveur pour l'économie, et il est là pour durer.
Il est donc préférable d'accepter cette nouvelle culture du travail et de relever les défis de communication qu'elle apporte. Avec ces informations, vous pouvez désormais montrer à vos employés à quel point vous prenez soin d'eux. Exprimez votre gratitude à votre façon pour leur appartenance à votre équipe. Car dès que vous commencez à valoriser vos collaborateurs, ils n'hésitent pas à se dépasser pour vous. Essayez donc ces outils, explorez-en d'autres et déterminez l'ensemble idéal pour votre activité.
Et le meilleur ? Presque tous ces outils proposent une version d'essai gratuite à tester avant de vous engager.
Pour aller plus loin : Planifier une démo de Vantage Circle
